Die erste Frage muss doch lauten:

„Welche Wirkung soll durch die Einführung eines Strategischen Portfolio-Managements / Projektportfolio-Managements im Sinne unserer Kunden, Strategien, Notwendigkeiten und Nachhaltigkeit und Mitarbeitenden für unser Unternehmen erreicht werden?“

Wenn wir genau hinhören, möchten die Unternehmen und auch öffentlichen Verwaltungen und Betriebe die Transformation (diese sind natürlich sehr unteschiedlich z.B. Digitalisierung, Neuausrichtung, Märkte, Produkte, Strukturen etc.) voran treiben. Daraus resultierend gilt es zuerst den Outcome des Strategischen Portfolio-Management für sich zu definieren.

Auf vielen Veranstaltungen, in Seminaren und in direkten Gesprächen mit Portfoliomanager*innen, Verantwortlichen und Geschäftsführer*innen dürfen wir immer sehr intensiv über das Thema Projektportfoliomanagement (PPM) und Strategisches Portfoliomanagement (SPM) sprechen. Dabei fällt uns auf, dass als erstes die Themen Projektplanung, Statusreporting, Kennzahlen, Berichtswesen, Prozesse, Verantwortlichkeiten genannt bzw. abgefragt werden. Das ist alles richtig. Aber wir führen SPM nicht zum Selbstzweck ein. Die implementierten Prozesse und Methoden laufen ins Leere, wenn nicht allen Prozessbeteiligten und vor allem dem Top-Management klar ist, was sie für das Unternehmen eigentlich erreichen wollen.

Was also ist der Outcome der Implementierung. Ich meine, dass diese Frage zuallererst gestellt werden muss, damit die richtigen Prozesse, Methoden und Softwarelösungen implementiert werden können.

Wenn klar ist, welche Wirkung erzeugt werden soll, ergeben sich die daraus resultierenden Nutzenargumente.

1. Strategische Ausrichtung:
   Durch strategisches Portfoliomanagement können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Projekte und Programme direkt zur Umsetzung der Unternehmensstrategie beitragen. Dies hilft, Ressourcen auf die Initiativen zu konzentrieren, die den größten Wert und die höchste strategische Relevanz bieten. Und das alles im Einklang, mit regulatorischen und technischen Notwendigkeiten um das Unternehmen kurz-, mittel- und langfristig optimal auszurichten.
   => Das wiederum bedingt, dass wir unsere Strategie nachvollziehbar und messbar formulieren und die Umsetzung incl. der Zielerreichung nachverfolgen.
2. Risikomanagement:
   Ein effektives Portfoliomanagement ermöglicht es Unternehmen, Risiken besser zu erkennen und zu steuern. Durch die Bewertung von Projektrisiken und die Diversifizierung des Portfolios können Unternehmen ihre Risiken besser verteilen und potenzielle negative Auswirkungen auf das Gesamtgeschäft minimieren.
3. Flexibilität und Anpassungsfähigkeit:
   Da sich das Geschäftsumfeld ständig verändert, ermöglicht das Portfoliomanagement eine schnellere Anpassung an sich verändernde Marktbedingungen. Unternehmen können Projekte stoppen, ändern oder neu starten, um auf neue Chancen oder Herausforderungen zu reagieren.
4. Ressourcenoptimierung:
   Die optimale Verteilung von Ressourcen unter Berücksichtigung der Kapazitäten auf verschiedene Projekte und Programme kann die Auslastung verbessern und Engpässe verringern. Dies führt zu einer effizienteren Nutzung von Budgets, Arbeitskräften und anderen Ressourcen. Die damit verbundene Vermeidung von Überlasten hilft dabei, die Anzahl der gleichzeitig laufenden Initiativen zu steuern. Dies verhindert, dass das Unternehmen Ressourcen überdehnt und die Qualität der Umsetzung gefährdet.
5. Priorisierung:
   Portfoliomanagement hilft bei der Auswahl der erfolgversprechendsten Projekte und Programme. Unternehmen können Kriterien festlegen, um Initiativen nach ihrer strategischen Bedeutung, ihrem finanziellen Potenzial und anderen Faktoren zu bewerten und so klare Prioritäten zu setzen.
6. Transparenz und Kommunikation:
   Ein strukturiertes Portfoliomanagement schafft Transparenz über Strategien und Ziele, Kosten und Fortschritte von Projekten und Programmen und die damit verbundene Top-Down und Bottom-Up Zielerreichung. Dies erleichtert die Kommunikation zwischen den verschiedenen Abteilungen und Interessengruppen und ermöglicht sogar, dass alle Stakeholder und Mitarbeitenden durch das Einbringen eigener Ideen und Erfahrungen aktiv zur Zielerreichung beitragen können. Das schafft Identifikation mit dem Unternehmen und Mitarbeiterzufriedenheit.
7. Maximierung des Unternehmenswerts: Durch die Auswahl und Durchführung von Projekten und Programmen mit dem höchsten geschätzten Wert können Unternehmen ihre langfristige Wettbewerbsfähigkeit und Rentabilität steigern (siehe auch Artikel – Weighted Shortest Job First – Die Quadratur des Kreises)
8. Bessere Entscheidungsgrundlage:
   Portfoliomanagement bietet eine elementare Grundlage für Investitionsentscheidungen in Projekte und Programme. Unternehmen können auf konsistente Daten und Analysen zurückgreifen, um nachvollziehbare und fundierte Entscheidungen zu treffen.
9. Fokus auf Erfolg:
   Durch die Identifizierung nicht erfolgreicher Initiativen und Projekte im Portfolio können Unternehmen diese frühzeitig abbrechen und Ressourcen auf vielversprechendere Initiativen lenken.
10. Kundenzentrierung:
    Kundenzentrierung ist eine Unternehmensstrategie und -philosophie, bei der das Unternehmen seine Aktivitäten, Prozesse und Innovationen konsequent darauf ausrichtet, den Erfolg seiner Kunden in den Vordergrund zu stellen und somit die Bedürfnisse, Wünsche und Anforderungen der Kunden bestmöglich zu erfüllen. Die Schaffung eines positiven Kundenerlebnisses, die Entwicklung maßgeschneiderter Lösungen und die kontinuierliche Verbesserung auf der Grundlage von Kundenfeedback stehen dabei im Vordergrund.

Insgesamt ermöglicht das Strategische Portfoliomanagement eine ausgewogene, kundenzentrierte und strategiekonforme Steuerung des gesamten (projektarten übergreifenden) Initiativen- und Projektportfolios eines Unternehmens, was letztlich zur Erreichung der langfristigen Unternehmensziele führt.

Zusammenfassung der Nutzenargumente, die wesentlich sind um den Outcome und damit die angestrebte Transformation zu erreichen:

• Strategische Ausrichtung
• Risikomanagement
• Ressourcenoptimierung / Vermeidung von Überlasten
• Priorisierung
• Flexibilität und Anpassungsfähigkeit
• Transparenz und Kommunikation
• Maximierung des Geschäftswerts
• Bessere Entscheidungsgrundlage
• Fokus auf Erfolg
• Kundenzentrierung

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