Alle Unternehmerinnen und Unternehmer müssen ordnungsgemäße Rechnungen ausstellen. „Dabei ist neben den bekannten Pflichtangaben künftig auch die Form der Rechnung zu beachten“, erklärt Robin Große, Steuerberater bei Ecovis in Ahlbeck. Denn ab Anfang 2025 plant das Bundesministerium der Finanzen (BMF) die E-Rechnungspflicht für alle Unternehmen und Freiberufler, die Geschäfte mit anderen Unternehmen tätigen.

Effizienzgewinne und Kosteneinsparungen

Ziel der Umstellung ist neben der Harmonisierung der Rechnungsstellung innerhalb der EU auch eine verbesserte Transparenz im Zahlungsverkehr. „Für Unternehmen ergeben sich daraus echte Chancen“, ergänzt Ecovis-Steuerberater Große. „Die E-Rechnung trägt zu einem Digitalisierungsschub bei, der echte Kosteneinsparungen und Effizienzgewinne verspricht. Wir empfehlen, die bisherigen Arbeit schritte rund um das Thema Rechnungsstellung genau unter die Lupe zu nehmen, um die Prozesse mithilfe digitaler Tools zu optimieren.“

Welche Systeme welche Vorteile bieten

Vieles hängt davon ab, welche Systeme in den Firmen bereits im Einsatz sind. „Für Unternehmen, die bereits mit der ERP Software X360 von Haufe arbeiten, ist die Integration der E-Rechnung ein Kinder spiel“, sagt Andreas Bachmeier, Unternehmensberater bei Ecovis in Dingolfing und Geschäftsführer der Ittaro GmbH. Die Tochtergesellschaft von Ecovis unter stützt mittelständische Betriebe von der Prozessoptimierung bis hin zu umfassenden Cloud-ERP-Komplettlösungen. „Durch die Partnerschaft mit Haufe sind wir auch beim Thema E-Rechnung bestens aufgestellt“, sagt Bachmeier und ergänzt: „Die neuen Anforderungen an die Rechnungsstellung lassen sich so in das Programm integrieren, dass automatische Erstellung und Übermittlung mit nur einem Klick möglich sind.“ Denn die E-Rechnung speist sich ganz einfach aus den Eingaben des digitalen Warenwirtschaftssystems. „Wer komplexe Warenwirtschaftssysteme mit vielen Materialbestellungen und Umsätzen hat, sollte daher spätestens bei der Einführung der E-Rechnung eine integrierte Software in Betracht ziehen.“

Und was ist mit den weiteren Unternehmen, die bereits andere Softwarelösungen im Einsatz haben? „Andere Systemanbieter, beispielsweise Datev, bereiten sich eben falls auf die Einführung der E-Rechnung vor“, erklärt Ecovis-Steuerberater Robin Große. Datev bietet heute bereits ein breites Spektrum an Unterstützungsmöglichkeiten rund um elektronische Rechnungen an und hat das Ziel, einer der führenden Plattformanbieter für Austausch und Verarbeitung von E-Rechnungen sowie von Tax-Reporting für kleine und mittelständische Unternehmen zu sein. Ecovis steht in regelmäßigem Austausch mit dem Software-Partner Datev. „Datev prüft das derzeitige Produktportfolio gerade intensiv. Wir setzen darauf, dass Datev sein umfangreiches Knowhow im Bereich kaufmännischer Prozesse in maßgeschneiderte und effiziente Lösungen für unsere Mandanten umsetzt“, sagt Große. Denn die Vorteile digitaler Prozesse für Unternehmen liegen auf der Hand: „Die E-Rechnung ermöglicht eine unkomplizierte elektronische Archivierung und kann im Idealfall zu einem schnelleren und verbesserten Cashflow führen.“

Prozesse prüfen für mehr Optimierungspotenzial

Mit Blick auf die neuen Regelungen zur Rechnungsstellung – insbesondere für die Unternehmen, die bislang noch nicht auf digitale Tools und Prozesse setzen – sind sich die Ecovis-Experten einig: Wer sich jetzt der Aufgabe stellt, alle Prozesse auf den Prüfstand zu stellen, kann am meisten profitieren. „Wir beraten umfassend zur Prozessoptimierung, erarbeiten in enger Zusammenarbeit mit den Softwareanbietern passgenaue Lösungspakete und stehen natürlich auch bei der Softwaremigration zur Seite“, erläutert Andreas Bachmeier. Sein Kollege Robin Große fügt hinzu: „Sobald mehr Klarheit über die Details der anstehenden E-Rechnungspflicht ab dem Jahr 2025 und des künftigen Meldesystems besteht, werden rechtzeitig konkrete Angebote der Hersteller zur Verfügung stehen, die sich dann vergleichen lassen.“

Wie es mit der E-Rechnung weitergeht

Auf der Ecovis-Themenseite „Die neue elektronische Rechnung (E-Rechnung)“ informieren wir Sie fortlaufend und haben dort die wichtigsten Fragen für Sie beantwortet: www.ecovis.com/e-rechnung